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Sharepoint onlineのリストを検索した時に、検索されないことがある!?
Sharepoint onlineでリスト内のテキストがクロールされないことがあるようです。

Excelライクなリストを作って、検索ボックスで検索。リスト内にある単語で検索してもヒットしません。1ヶ月ぐらい前に登録したデータなので、クロールのタイミングの問題でもなさそう。

例えば、「経営A」というセルがあって、検索ボックスに「経営」を入力。すると、検索結果が0件になってしまいます。

検索されるキーワードもあるので、単純にクロールされる単語とされない単語があるのでしょうか?それにしても、日本語として1単語として認知されているはずの単語なのですが。。。
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[2012/12/06 23:25] | Office 365 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top
SharePoint onlineのリスト 標準ビューでの検索が不便
SharePoint onlineでリストの共有をする人に、Macの人がいました。
Safariでは、データシートビューでの表示ができません。
Macなので、IEを使ってと言うわけにもいかず。。。

フィルター目的で、キーワードを含む検索が出来ればよいだけですが、
標準ビューのフィルターではどうやらできないようです。

そこで、仕方なく検索ボックスを使ってもらうことにしました。
ただ、フィルター目的で検索ボックスを使うのは、いまいちですね。
Web検索と同じような結果表示になってしまうので。。。

フィルターにもうちょっと機能がほしいと思いました。
まったく同じ値のセルはないはず、かつ部分一致のセルが大量にあるので、
ソート・値の完全一致でしか絞り込めないのはちょっとつらいです。

※ 要件上、カスタマイズはしないので、標準機能を考慮しています。
[2012/11/08 23:44] | Office 365 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top
Office 365 外部ユーザーの招待。P1では権限の制約が。。。
昨日に引き続き、Office 365(SharePoint Online)のメモです。
今日は、外部ユーザーの招待の仕方とOffice 365 P1での落とし穴について書きます。

Windows Live IDを持っている人であれば、ライセンスを消費せずにデータ共有が可能になります。
現実的には、パートナー企業を招待して、データ共有する時に便利かもしれません。

1.基本的な設定
単純に、招待するだけであれば、以下の手順でできます。
サイト設定のメニュー

トップレベルのサイト設定

外部ユーザーの招待がアクティブ化されているか確認

サイトの共有をする

共有の設定をする

Office 365 P1でのアクセス権の問題
ただし、Office 365 P1で外部ユーザーに一部のサイトしか見せたくない場合に、問題が発生します。
Team Siteの閲覧者か、Team Siteのメンバーしかグループが選択できません。

閲覧者、メンバーともに、全サイトが見ることが出来てしまいます。

SharePoint Onlineのコミュニティなどを調べましたが、
外部ユーザーの権限設定は、サイトコレクション単位で行うことを前提にしているようです。
かつ、Office 365 P1では、サイトコレクションは1つしか持てません。
つまり、全サイトにアクセスできてしまうことになります。

E1以上では、
Aさん → サイトコレクション1 サイトa(サイトbはアクセス不可)
Bさん → サイトコレクション2 サイトb(サイトaはアクセス不可)
ということができます。

ところが、P1では
Aさん → サイトコレクション1 サイトa(サイトa、サイトb、両方アクセス可)
Bさん → サイトコレクション1 サイトb(サイトa、サイトb、両方アクセス可)
サイトコレクション2が作れないので、全てのサイトを見ることができてしまいます。


E1、E2を採用するか、サイトコレクション単位にテナントを持つしかないのでしょうか?
作業の手間、コスト差を考えると、セキュリティを重視するのであれば、
E1を採用した方がよいとは思います。

中小規模で、案件ごとに顧客やパートナー企業と情報を共有したい時には不便でしょう。
制限があることを理解して使う分には、P1でも良いツールだと思います。

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[2012/10/05 20:52] | Office 365 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top
SharePoiint Onlineのドキュメント権限設定方法
Office 365(Sharepoint online)を使い始めました。

操作が分からなくなったことなどをメモしていきたいと思います。
今回は、グループによってドキュメントの閲覧権限を設定することに手間取ったので、手順をまとめてみました。

サイト全体にはアクセスさせたいけど、特定のフォルダにはアクセスさせたくない時の設定です。

1.フォルダを作成する。
サイトのドキュメントトップ画面
※ 画像はクリックで拡大

2.対象のフォルダを選択し、「ドキュメントの権限」画面を開く。
20121004_02.png

3.対象のグループを選択し、「ユーザー権限の削除」をする。
対象のグループを選択し、「ユーザー権限の削除」をクリック

Office 365は初めて使いましたが、いろいろと面白そうです。
ただ、管理者向けのリソースがまだ少ないようです。
今後、管理者向けのリソースは増えるのでしょうか。

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[2012/10/05 00:17] | Office 365 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top
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